Sur Welcome Spaces, nous prenons très au sérieux la protection de l'identité et des informations personnelles de nos utilisateurs et des visiteurs de notre site web. La plupart d'entre nous n'étant pas des juristes, nous nous sommes efforcés d'expliquer - clairement et en langage simple - ce que nous faisons, quelles informations nous recueillons et pourquoi, afin que vous puissiez utiliser en toute confiance notre site web. Welcome Spaces.
Si quelque chose n'est pas clair, n'hésitez pas à nous contacter. Nous espérons sincèrement que les informations ci-dessous vous aideront à mieux comprendre nos pratiques en matière de protection de la vie privée, ce à quoi vous consentez et comment nous fonctionnons.
Nous vous remercions d'avoir rejoint notre communauté !
Dernière mise à jour : 28 octobre 2026
La présente politique de confidentialité s'applique à toutes les données personnelles traitées (ce qui peut inclure la collecte, l'organisation, la structuration, le stockage, l'utilisation ou la divulgation) par Welcome Spaces Technologies (8422494 Canada Inc, ci-après "WST" ou "nous/notre") par le biais de son site web à l'adresse https://www.welcomespaces.io/ (le "Site") ou de son application web à l'adresse https://www.welcomespaces.io/en/app-login (l'"Application") (le Site et l'Application collectivement, la "Plateforme") et autrement traitées par nous dans le contexte des services que nous offrons par le biais de ou en relation avec la Plateforme ("Services"), y compris les interactions avec les utilisateurs en dehors de la Plateforme (par exemple, les demandes de service client, etc.).
Notre traitement des renseignements personnels peut inclure la collecte, l’organisation, le stockage, l’utilisation ou la divulgation dans le cadre des services de la Plateforme (les Services) incluant les utilisateurs externes de la Plateforme.
Quiconque utilise la Plateforme est considéré consentir au traitement de ses renseignements personnels selon les termes de la Politique. Toute personne qui n’accepte pas les termes de la Politique doit cesser l’utilisation de la Plateforme et les Services.
La Plateforme permet aux utilisateurs d’établir un espace digital privé afin de collaborer avec leurs clients ou fournisseurs (Espace). Une fois connectés à l’Espace, les participants peuvent communiquer directement dans une salle de conférence virtuelle et échanger divers types de renseignements tels que des informations, des fichiers, des documents, des photos, des vidéos et autres types de médias, des liens webs, des notes, des commentaires, des messages, etc ( Contenu). Le Contenu échangé dans l’Espace est classé dans l’Espace et demeure accessible au participant de l’Espace.
Dans ce contexte, nous traitons plusieurs types d’informations et renseignements, incluant des renseignements pouvant identifier une personne physique, que ce soit de manière directe ou indirecte (Renseignement Personnel).
Les Renseignements Personnels peuvent concerner les utilisateurs qui créent un compte pour accéder à la Plateforme (Utilisateur Titulaire De Licence) ou les utilisateurs qui se joignent à la Plateforme sans créer de compte (Utilisateur Sans Licence). Un Utilisateur Sans Licence peut être un individu qui utilise la Plateforme pour participer à un appel conférence sans créer un compte ou un utilisateur qui visite notre site web. Des Renseignements Personnels de personnes qui ne sont pas des Utilisateurs peuvent faire partie du Contenu que les Utilisateurs partagent sur la Plateforme. Pour fins de la Politique, les Utilisateurs Titulaires De Licence et les Utilisateurs Sans Licence sont considérés comme étant des Utilisateurs.
Nous traitons plusieurs types de données lorsqu’une personne accède à la Plateforme ou utilise les Services. Certaines données peuvent être des renseignements personnels.
La plateforme est dotée des caractéristiques suivantes pour sécuriser les données sensibles :
Nos politiques internes limitent l'accès à la plateforme aux employés et aux tiers qui ont signé des accords de confidentialité et qui ont fait l'objet d'une vérification des antécédents en matière de sécurité.
Lorsqu’un Utilisateur Titulaire De Licence s’inscrit à la Plateforme, nous créons un compte sur nos serveurs (Compte) pour lui donner accès à la Plateforme et aux Services selon les termes de la licence choisie. Pour ce faire, nous obtenons et traitons diverses informations telles que le nom, prénom et adresse courriel. D’autres informations peuvent être fournies telles que des images (photo, profil), le nom de la compagnie et le rôle occupé.
Par ailleurs, avant d’accéder à un appel conférence sur la Plateforme, l’Utilisateur doit fournir son prénom et son adresse courriel afin de valider que seules les personnes invitées à l’appel peuvent y accéder.
Lorsqu’un utilisateur accède à la Plateforme nos serveurs collectent les informations du système d’opération de l’appareil et du navigateur utilisés pour se connecter, l’adresse IP, le moment et la durée de l’activité sur la Plateforme. Ces données sont utilisées pour rendre les Services plus efficients et plus pertinents pour les utilisateurs.
Nous enregistrons automatiquement diverses données provenant des interactions des Utilisateurs avec la Plateforme telles que : les adresses IP, le type de navigateur, le fournisseur de service internet (ISP), le système d’opération et les données d’utilisation (les pages visitées, le Contenu accédé et le chemin parcouru sur la Plateforme, l’historique de recherche de mots clés et les actions telles que l’accès au fichier, la création, la modification et le partage de fichiers, etc.) Ces informations servent à analyser les tendances d’utilisation de la Plateforme et des Services afin d’optimiser l’expérience utilisateur et pour fournir aux Utilisateurs Titulaires De Licences une information contextuelle pertinente de leur utilisation des Services et de l’accès à leur Contenu et son utilisation.
Ces cookies sont nécessaires au fonctionnement de notre site web et ne peuvent être désactivés. Ils sont typiquement utilisés en réponse aux demandes de services d’un Utilisateur, telles que sa préférence en matière de confidentialité, les identifiants de connexion au site, les informations d’un formulaire. L’utilisateur peut régler son navigateur afin de bloquer ces cookies ou l’alerter de leur présence mais ceci empêchera le fonctionnement de certaines parties du site web. Ces cookies n’accumulent pas d’informations personnelles.
La Plateforme peut gérer les informations suivantes pour le compte des Utilisateurs Titulaires De Licence
Contacts: L’Utilisateur Titulaire De Licence peut lier son carnet d’adresse virtuel à son compte. La Plateforme traite les informations des contacts tels que le nom, prénom, adresse courriel afin de faciliter les invitations à un espace de la Plateforme. Seuls les contacts sélectionnés sont ajoutés à nos bases de données.
Calendrier : si un utilisateur titulaire d’une licence associe les informations de son calendrier numérique (« Calendrier ») à son Compte, nous consulterons ses disponibilités (dates, horaires et durée des événements) afin que ses Clients puissent prendre rendez-vous, et nous créerons, mettrons à jour et supprimerons les événements du calendrier correspondant aux réunions et tâches qu’il crée sur la Plateforme. Seuls les calendriers sélectionnés par les utilisateurs titulaires d’une licence sont utilisés.
Tâches : Si un utilisateur disposant d'une licence associe ses Tâches Google (« Tâches ») à son compte, nous créerons, mettrons à jour, achèverons et supprimerons, dans une liste de tâches dédiée intitulée «WelcomeSpaces», les tâches qu'il crée pour ses contacts. Nous consultons ses listes de tâches uniquement dans le but d'identifier cette liste.
E-mails : si un utilisateur titulaire d’une licence associe son compte Gmail (« E-mails ») à son Compte, nous afficherons les e-mails échangés avec chacun de ses contacts sur la page de ce dernier ; nous lui permettrons d’ouvrir ces e-mails, de télécharger leurs pièces jointes, de les marquer comme lus et d’envoyer les e-mails qu’il rédige sur la Plateforme. Les e-mails sont considérés comme lus dès leur ouverture et ne sont pas stockés dans notre base de données ; nous ne les supprimons, ne les archivons ni ne les déplaçons jamais.
Dans le cadre de l’exécution des Services, la Plateforme enregistre et traite le Contenu qui est créé par un Utilisateur sur un Espace de la Plateforme ou qui est téléchargé ou partagé par un Utilisateur sur un Espace de la Plateforme (via une vidéo-conférence par exemple). Seuls les Utilisateurs autorisés ont accès au Contenu. Les Utilisateurs autorisés sont ceux qui ont l’accès à l’Espace en question ou qui ont été invités à participer à une vidéo-conférence dans l’Espace dans laquelle le Contenu est accessible. Ces autorisations sont gérées par l’administrateur de l’Espace ou de la vidéo-conférence en question.
Bien que les contacts, le calendrier, les tâches, les e-mails et le contenu d’un utilisateur titulaire d’une licence (ci-après les « Données de l’utilisateur titulaire d’une licence ») puissent inclure des données à caractère personnel provenant de diverses personnes concernées, tous les Espaces sont privés et nous agissons uniquement en tant que prestataire de services et sous-traitant en ce qui concerne ces données, que les utilisateurs collectent ou créent indépendamment de nous, puis téléchargent, stockent, partagent et utilisent de toute autre manière sur la Plateforme à leur entière discrétion. Par conséquent, nous ne contrôlons pas la manière dont ces données sont utilisées et n’enquêtons pas sur leur contenu.
Une entente séparée (Licence d’utilisation de la Plateforme) gère l’accès, l’utilisation et la performance des Services, incluant le traitement des Données des Utilisateurs Titulaires De Licence. L’Utilisateur Titulaire De Licence contrôle les Espaces créées sur son instance de la Plateforme, incluant les vidéoconférences ainsi que les Données des Utilisateurs Titulaires De Licence, incluant tout Contenu fourni par d’autres Utilisateurs. Pour toute question ou demande concernant les réglages de confidentialité et autres pratiques d’un Espace, il faut contacter l’Utilisateur Titulaire de Licence qui le contrôle.
Les paiements pour les licences sont effectués par carte de crédit et sont traités par un fournisseur externe qui est le seul à avoir accès aux informations relatives à ces transactions.
Si vous associez un compte Google, WelcomeSpaces n'accède qu'aux données nécessaires au fonctionnement des fonctionnalités que vous activez.
Connexion (OpenID, e-mail, profil) : votre nom, votre adresse e-mail et votre photo de profil, pour créer votre compte et vous connecter.
Google Contacts (contacts.readonly, contacts.other.readonly) : pour vous permettre d'effectuer des recherches parmi vos contacts et de les importer dans WelcomeSpaces. Seuls les contacts que vous choisissez d'importer sont enregistrés.
Gmail : pour vous permettre de consulter les e-mails échangés avec un contact sur la page de ce dernier, de les ouvrir et de télécharger leurs pièces jointes, de les marquer comme lus, ainsi que d’envoyer les e-mails que vous rédigez sur WelcomeSpaces. Les e-mails sont lus dès que vous les ouvrez et ne sont pas stockés dans notre base de données ; nous ne les supprimons, ne les archivons ni ne les déplaçons jamais. Si vous demandez un brouillon généré par l’IA, le fil de discussion que vous consultez est transmis au modèle Claude d’Anthropic via Amazon Bedrock, dans le seul but de générer ce brouillon. Amazon Bedrock ne le stocke pas et ne l’utilise pas pour entraîner des modèles.
Google Agenda (calendar, calendar.events) : pour consulter vos disponibilités afin que les clients puissent prendre rendez-vous sur votre site web (via notre fournisseur d'agenda, Nylas), et pour créer, mettre à jour et supprimer les événements correspondant aux réunions et aux tâches que vous créez sur WelcomeSpaces.
Google Tasks (tâches) : pour créer, modifier, marquer comme terminées et supprimer, dans une liste dédiée intitulée «WelcomeSpaces», les tâches que vous créez pour vos contacts. Nous consultons uniquement vos listes de tâches afin d'identifier cette liste.
Les données utilisateur de Google sont utilisées uniquement pour vous fournir ces fonctionnalités. Le nom, l’adresse e-mail et la photo de profil fournis lors de la connexion constituent les informations de votre compte et sont traités comme décrit ailleurs dans la présente Politique de confidentialité, notamment à des fins d’assistance, de notifications de service et de mises à jour de produits, ainsi que, lorsque la législation applicable le permet, pour l’envoi de messages commerciaux auxquels vous pouvez vous désabonner à tout moment. Les données utilisateur de Google ne sont jamais utilisées à des fins publicitaires, ne sont jamais vendues et ne sont jamais utilisées pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle ou d’apprentissage automatique. Personne chez WelcomeSpaces ne consulte ces données, sauf si vous nous le demandez (par exemple, pour une assistance), si cela est nécessaire pour des raisons de sécurité ou pour des raisons juridiques, ou si les données ont été agrégées et anonymisées.
Nous ne partageons pas les données des utilisateurs de Google avec des tiers, à l'exception des prestataires de services qui traitent ces données pour notre compte (hébergement, service client, envoi d'e-mails, Nylas pour la vérification des disponibilités dans l'agenda et la prise de rendez-vous, et Amazon Bedrock pour la création de brouillons d'e-mails générés par l'IA), dans la mesure où cela est nécessaire au fonctionnement de ces fonctionnalités ; lorsque la loi l'exige ou pour des raisons de sécurité ; ou dans le cadre d'une fusion, d'une acquisition ou d'une cession d'actifs, uniquement après avoir obtenu votre consentement explicite et préalable. Nous ne les vendons ni ne les partageons jamais avec des annonceurs.
Les jetons OAuth sont chiffrés au repos. Les jetons et les données importées sont stockés sur les serveurs d'Amazon Web Services situés au Canada et protégés par les mesures décrites dans la section « Protection des données ». L'accès est réservé au personnel autorisé.
Vous pouvez désactiver une intégration à tout moment dans « Paramètres > Intégrations », ou révoquer l’accès à l’adresse https://myaccount.google.com/permissions. La désactivation entraîne la suppression des jetons que nous stockons ; les contacts que vous avez importés ainsi que les événements ou tâches déjà créés dans WelcomeSpaces sont conservés jusqu’à ce que vous les supprimiez. La suppression de votre compte WelcomeSpaces entraîne la suppression de toutes les données associées selon les délais décrits dans la section « Stockage et conservation des données à caractère personnel ». Vous pouvez également demander la suppression à l’adresse community@welcomespaces.io.
L'utilisation et le transfert des informations reçues des API de Google vers toute autre application par WelcomeSpaces respecteront les règles relatives aux données des utilisateurs des services API de Google, y compris les conditions d'utilisation limitée.
Nous utilisons des services d'analyse tiers pour mieux comprendre l'utilisation que vous faites de nos services. En particulier, nous fournissons une quantité limitée de vos informations (telles que la date d'inscription et certaines informations personnelles comme votre adresse électronique) à Intercom, Inc. ("Intercom") et utilisons Intercom pour collecter des données à des fins d'analyse lorsque vous visitez notre site web ou utilisez notre produit. En tant que responsable du traitement des données agissant en notre nom, Intercom analyse votre utilisation de notre site web et/ou de notre produit et suit notre relation au moyen de cookies et de technologies similaires afin d'améliorer le service que nous vous offrons. Pour plus d'informations sur l'utilisation des cookies par Intercom, veuillez consulter le site https://www.intercom.com/fr/terms-and-policies#cookie-policy. Nous pouvons également utiliser Intercom comme moyen de communication, soit par courrier électronique, soit par le biais de messages au sein de nos produits. Les produits Intercom Messenger Apps et Apps in Inbox peuvent également vous permettre d'accéder à des applications tierces telles que Stripe. Vous devez consulter les avis de confidentialité de ces tiers pour plus d'informations sur l'utilisation qu'ils font de vos données personnelles. Dans le cadre de nos contrats de service, Intercom recueille des informations sociales et de contact accessibles au public vous concernant, telles que votre adresse électronique, votre sexe, votre entreprise, votre fonction, vos photos, l'URL de votre site web, votre nom sur les réseaux sociaux et votre adresse physique, afin d'améliorer votre expérience en tant qu'utilisateur. Pour plus d'informations sur les pratiques d'Intercom en matière de protection de la vie privée, veuillez consulter le site https://www.intercom.com/fr/terms-and-policies#privacy. Les services d'Intercom sont régis par les conditions d'utilisation d'Intercom, qui peuvent être consultées à l'adresse https://www.intercom.com/fr/terms-and-policies#terms. Si vous souhaitez refuser que ces informations soient collectées par Intercom ou lui soient soumises, veuillez nous contacter.
Les Renseignements Personnels sont utilisés pour fins d’affaires légitimes et pour les opérer la Plateforme et fournir les Services, ce qui inclut:
Les Renseignements Personnels seront partagés selon les principes énoncés dans la présente politique. Nous ne partagerons pas les renseignements personnels avec des tiers sans le consentement de l’individu concerné à moins qu’une loi l’exige ou le permette.
Aucune information mobile ne sera partagée avec des tiers ou des sociétés affiliées à des fins marketing ou promotionnelles. Toutes les demandes d'inscription incluent les données d'inscription et le consentement de l'expéditeur du SMS ; ces informations ne seront pas partagées avec des tiers.
Nos Services peuvent divulguer des informations telles que votre nom, votre photo de profil et votre adresse courriel aux autres utilisateurs via votre profil d’utilisateur ou vos notifications de partage.
Les renseignements personnels sont accessibles à nos dirigeants et certains de nos employés qui n’accèderont à ces renseignements que selon les termes de la présente politique.
Les renseignements personnels peuvent être transférés à certains tiers qui nous fournissent des services, tel que le stockage infonuagique (voir la section Stockage et rétention de données personnelles). Ces fournisseurs sont sujets à des ententes et des restrictions gouvernant leur utilisation des renseignements personnels auxquels ils ont accès. Ces fournisseurs ne sont pas autorisés à utiliser ou divulguer ces renseignements à des fins autres que les services qu’ils nous rendent, selon les termes de la présente politique et sujet aux lois en vigueur.
Nous utilisons Amazon Bedrock pour proposer des fonctionnalités d'IA dans les Services. Amazon Bedrock ne stocke ni les invites ni les réponses et ne les utilise pas pour entraîner des modèles.
Si Technologies Welcome Spaces envisage ou entreprend un transaction de fusion, d’acquisition, de dissolution, de restructuration ou de réorganisation de ses affaires, une vente de ses opérations, actifs ou actions, une transaction de financement, une offre public d’actions, une faillite, une protection de ses créanciers, ou tout autre arrangement similaire, il est possible que nous divulguons certains renseignements personnels à des tiers dans le cadre d’une telle opération. Ces tiers seront sujets à une entente de non-divulgation, à la présente politique et aux lois en vigueur.
Certains renseignements personnels peuvent être divulgués sans consentement à des tiers suite à une décision émanant d'un tribunal de toute autorité judiciaire ou administrative compétente ou si la loi en vigueur nous le permet expressément (par exemple suite à un mandat de perquisition, une ordonnance d’un tribunal, un subpoena ou toute autre procédure légale obligatoire).
Nous pouvons divulguer des renseignements personnels dans la mesure où il est raisonnable de considérer que cette divulgation est nécessaire à la protection des droits, de la propriété et de la sécurité de Technologies Welcome Spaces, de nos employés ou des tiers ou pour assurer le respect des obligations des utilisateurs envers nous.
Nos serveurs sont hébergés par Amazon Web Services (AWS) et les renseignements personnels sont stockés au Canada. Certains renseignements personnels peuvent être traités au Canada, aux États-Unis ou dans d’autres juridictions ailleurs dans le monde. Nous mettons en place les mesures nécessaires pour assurer que les renseignements personnels sont traités selon les termes de cette politique et des lois en vigueur.
Nous conservons l’information et le Contenu que les utilisateurs déposent sur la Plateforme et nous ont fournis dans l’exécution des Services au cours de la période où la licence est en vigueur ou si nous devons fournir les services suite à l’expiration de la licence si les Espaces et les appels vidéos qui contiennent l’information et le Contenu existent encore. Lorsqu’un Utilisateur Titulaire de Licence efface son compte nous effaçons normalement les informations du compte après un délai de 30 jours bien qu’il puisse y avoir une période de latence avant que l’information soit effacée de tous les serveurs et le stockage de sauvegarde. Nonobstant ce qui précède, nous pouvons garder certaines informations, incluant des renseignements personnels, afin de respecter nos exigences légales, résoudre des disputes ou assurer le maintien de nos contrats.
Les utilisateurs peuvent accéder, modifier, télécharger et effacer les renseignements personnels qui sont inscrits à leur compte en se connectant à leur compte et en accédant à la page des réglages. Les utilisateurs peuvent aussi consulter les Espaces qu’ils gèrent et peuvent accéder, éditer, télécharger et effacer le contenu à leur discrétion.
Par ailleurs, sujet à certaines limites et conditions imposées par les lois en vigueur, les utilisateurs peuvent :
Ces droits peuvent être exercés à partir de l’interface du compte ou en nous contactant. Il est possible que l’effacement des renseignements personnels ou la révocation du consentement de les traiter fait en sorte que nous ne pouvons plus fournir les Services ou nous obliger à terminer les Services.
Nous pouvons vérifier l’identité de la personne qui vise à exercer ses droits à la confidentialité. L’information obtenue pour cette vérification ne sera conservée que pour ces fins.
Nous pouvons réviser cette Politique de temps en temps pour qu’elle reflète les changements de nos pratiques de confidentialité et de notre traitement de renseignements personnels. À moins d’avis contraire, ces révisions sont en vigueur au moment où elles sont publiées. Si une modification a un impact significatif sur les droits à la confidentialité, nous aviserons les Utilisateurs Titulaires de Licence via l’adresse courriel associée à leur compte afin de leur présenter la Politique de Confidentialité amendée avant qu’elle entre en vigueur.
Le traitement de renseignements personnels peut être sujet aux lois applicables de diverses juridictions. Sous réserves de lois ou règlements supérieurs, cette Politique fait partie de notre Licence d’Utilisation de la Plateforme et toutes les questions afférentes sont régies par les lois de la province du Québec et les lois du Canada.
Pour toute question concernant la présente politique de confidentialité ou nos pratiques en matière de protection des données, ou pour exercer tout droit applicable en la matière, veuillez nous contacter à community@welcomespaces.io. Vous pouvez bien sûr également vous adresser à l'autorité locale chargée de la protection des données, le cas échéant.